سيد‌محمد اعظمي‌نژاد*
* عضو هيات‌رئيسه کميته تخصصي توسعه – انجمن مديريت منابع انساني ايران
منبع: forbes
بدون شک يکی از تاثيرگذارترين جلسات در هر سازمان، می‌تواند جلسات هيات مديره آن باشد، چرا که اعضای تشکيل‌دهنده اين نشست‌ها، دقيقا همان کسانی هستند که اقدامات و تصميمات آنها بر آينده و سرنوشت سازمان اثر خواهد گذاشت. اين اعضای هيات مديره هستند که بايد به درستی سکان کشتی سازمان را به سمت ماموريت‌های اصلی خود هدايت کنند و از ثبات مالی سازمان و تصوير سازمان نزد ذی‌نفعان آن اطمينان حاصل کنند.
جالب اينکه برای شرکت‌های کوچک، نقش اعضای هيات مديره آنقدر مهم است که حتی ممکن است مسووليت و پيگيری فعاليت‌های روزانه را نيز بر عهده داشته باشند. شايد به همين خاطر اين باور به وجود آمده است که احتمالا اثربخشی هرچه بيشتر جلسات هيات مديره، می‌تواند به قرارگيری لکوموتيو سازمان در مسير ريلی درست و در نتيجه به کسب نتايج مورد قبول منجر شود.
معرفی ابزار
چنانچه شما مسووليت هماهنگی جلسات هيات مديره سازمان را به عهده داريد يا يکی از اعضای اصلی هستيد، ممکن است ابزار اين نوشتار به شما در اثربخشی هرچه بيشتر کمک كند:
1. جلسه را به موقع (On time) آغاز کنيد. آغاز كردن سر وقت هر جلسه‌ای- به ويژه جلسه هيات مديره- نشان از درجه حساسيت اعضا به آن، انضباط مديران ارشد و سازمان دارد. بنابراين به موقع شروع کردن جلسات هيات مديره را برای خود يک الزام بدانيد.
2. تيپ شخصيتی و رفتاری اعضای هيات مديره را شناسايي کنيد. شناسايي تيپ رفتاری و شخصيتی اعضای هيات مديره، به کسب نتايج شگفت‌آور در جلسه هيات مديره کمک می‌کند. برای اين منظور می‌توانيد از ابزار رفتاری MBTI يا DISC استفاده كنيد. (ابزار DISC نيز در همين ستون معرفی خواهد شد.)
3. اعضای جلسه را شگفت‌زده (سورپرايز) نکنيد! يکی از مهم‌ترين مسائل در جلسات هيات مديره، آن است که اعضا بايد به‌طور کامل از دستور جلسه مطلع باشند. بنابراين لازم است هميشه پيش از زمان برگزاری جلسه، از ارسال برنامه و دستور جلسه اطمينان حاصل کنيد و مطمئن شويد هيچ از يک رئوس برنامه‌ها، برای اولين بار در جلسه مطرح نمی‌شود.
مهم است که برای هر يک از بندهای دستور جلسه زمان‌بندی دقيقی تهيه کنيد، در تهيه زمان‌بندی دستور جلسه به موارد زير دقت کنيد:
• برای طرح هر موضوع دستور جلسه محدوديت زمانی تعيين کنيد.(حداکثر 15 دقيقه).
• از اعضای هيات مديره برای ارائه نظر درخصوص هر يک از موارد مشارکت بخواهيد.
• سعی کنيد هر موضوع را در پايان وقت تعيين شده، به اتمام برسانيد.
4. تمرين و مرور ذهنی داشته باشيد. برنده شدن در يک بازی شطرنج، معمولا از مسيرها و حرکت‌های مختلف امکان‌پذير است. برای کسب نتيجه در جلسات هيات مديره نيز بايد هميشه برای سناريوهای مختلف احتمالی خود را آماده کنيد. برای مثال اگر قرار باشد در مورد قيمت‌گذاری بحث و تصميم‌گيری جديدی اعمال شود، بايد خود را به‌طور کامل برای سوالات احتمالی آماده کنيد.
5. موضوعات مهم و اساسی را پيش فروش کنيد! وقتی پای مسائل اساسی و بحرانی در ميان است، سعی کنيد تا قبل از شروع جلسه، حمايت اکثريت جلسه را جلب کنيد. اعضای هيات مديره کسانی هستند که در سازمان با شما ارتباط تنگاتنگی دارند، بنابراين، کافی است با دعوت ايشان به صرف يک فنجان چای يا ناهار در دفتر کار خود، آنها را درخصوص موضوع مورد نظر با خود همسو كنيد. جلب حمايت اکثريت تا پيش از شروع جلسه موجب می‌شود تا با اطمينان خاطر به سمت تصميم گيری مورد انتظار خود پيشروی و به آن دست پيدا کنيد.
6. ليست اقدامات (Action Plan) را تهيه و در جلسه توزيع کنيد. اعضای هيات مديره- در صورت اقدامات هوشمندانه – می‌توانند بزرگ‌ترين حاميان شما در اين جلسه باشند. با تهيه ليست اقداماتی از قبل هماهنگ شده با هريک از افراد و پس از اطمينان اينکه هر يک از اعضا به مسووليت‌ها و تعهدات خود اشراف کامل دارد، اقدامات را تهيه و در جلسه توزيع كنيد. در ليست اقدامات بايد شرح فعاليت مرتبط با هر فرد، زمان شروع و خاتمه فعاليت و بازه زمانی پيگيری به‌طور کامل شفاف شده باشد.
7. در هر شرايطی، رفتاری منطقی از خود بروز دهيد. هرگز اجازه ندهيد احساسات بر تصميمات و رفتارهای شما غلبه کند. اين مهم است که فراموش نکنيد کوچک‌ترين رفتار، گفتار يا تصميم غيرمنطقی و احساسی می‌تواند سرنوشت سازمان را دستخوش تغييرات جبران ناپذير کند، بنابراين بهتر است حتی در پرچالش‌ترين شرايط، هميشه عقلانی رفتار کنيد.
8. بهترين شنونده باشيد. اطمينان حاصل کنيد که هر يک از اعضای هيات مديره اين شانس را داشته‌اند که به خوبی شنونده حرف‌های آنها باشيد. شايد از يکی دلايل مهمی که شما به‌عنوان عضوی از هيات مديره انتخاب شده‌ايد، آن است که بتوانيد تعادلی بين خواسته و مطالبات کليه ذی‌نفعان ايجاد کنيد و اين ميسر نخواهد شد، مگر آنکه قبل از داشتن زبانی برای گفتن، گوش‌هايي برای شنيدن داشته باشيد!
9. جلسه را با ارائه چشم‌انداز و الهام‌بخشی اداره کنيد. سعی کنيد جلسات هيات مديره را با ارائه يک تصوير بزرگ
(Big Picture) از آينده سازمان و با طرح مسيری استراتژيک اداره کنيد. اطمينان حاصل کنيد همه اعضای هيات مديره عميقا با چشم‌انداز پنج سال آينده ارتباط و آن را درک کرده‌اند.
به خاطر داشته باشيد جلسات هيات مديره می‌تواند بزرگ‌ترين نگرانی يا ارزشمندترين سرمايه سازمان باشد، سعی کنيد با استفاد از اين ابزار اين جلسات را به حداکثر بهره‌وری برای رسيدن به بهترين نتايج تبديل كنيد.
www.hrjournalist.com