ابزارهای ذهن
فرآيند سيمپلکس
سيدمحمد اعظمي‌نژاد*
منبع: mindtools
عضو هيات‌رئيسه کميته تخصصي توسعه – انجمن مديريت منابع انساني ايران
وقتی برای حل مسائل موجود در کسب‌وکار خود، سعی در ساده‌سازی راه حل مورد نظر می‌کنید، اين امکان وجود دارد که برخی راه‌های حل مناسب را از دست بدهيد، راه‌حلی نامتناسب پيدا کنيد يا بدتر از همه اينکه موفق به شناسايي درست صورت‌مساله نشويد. يکی از راه‌های پيشگيری از اين موارد، استفاده از «ابزار فرآيند سيمپلکس» است. اين ابزار قدرتمند کمک می‌کند تا مساله خود را به‌صورت گام به گام شناسايي و به‌صورت خلاقانه و اثربخش حل کنيد.
معرفی ابزار
ابزار «فرآيند سيمپلکس» برای نخستين بار توسط Min Basadur در کتاب «قدرت نوآوری» معرفی شد.
ابزار فرآيند سيمپلکس به جای در نظر گرفتن فرآيند حل مساله به‌صورت خطی، آن را به صورت يک چرخه پيوسته ارائه می‌کند. به اين معنا که با يک بار اجرای راه‌حل، فرآيند حل مساله متوقف نمی‌شود، بلکه با طی کردن يک چرخه، جواب‌ها بهبود می‌یابد.
اين ابزار برای حل مسائل در مقياس‌های مختلف قابل استفاده است و شامل هشت گام زير است:
1. يافتن مساله: در اغلب مواقع، پيدا کردن صورت درست مساله، دشوارترين گام از فرآيند حل خلاقانه مساله است. وقتی مساله وجود داشته باشد، فرصت برای تغيير و بهبود وجود دارد و همين جا است که می‌توان فهميد يافتن مساله مهارتی ارزشمند در سازمان است.
گاهی اوقات ممکن است مسائل در سازمان کاملا مشهود باشند، اما اگر اين‌گونه نباشد می‌توان با طرح پرسش‌های شبيه موارد زير به پيدا کردن آن کمک کرد:
• مشتريان چه موارد بهبودی از ما می‌خواهند؟ شکايت آنها از چه مواردی است؟
• چه کسانی می‌توانند برای استفاده بهتر از توانايي‌ها و ظرفيت به ما کمک کنند؟
• چه مشکلات کوچکی در حال رشد و بغرنج شدن هستند و می‌تواند منجر به شکست در کسب‌وکار ما شوند؟
• چه مشکلاتی موجب کندی در فعاليت‌های ما می‌شود؟
• چه چيزی موجب خستگی و آزار اعضای سازمان می‌شود؟
پاسخ به اين پرسش‌ها، می‌تواند به يافتن مسائل موجود و تلاشی مفيد برای نگاه به آينده منجر شود.
2. يافتن حقايق: گام بعدی، تحقيق هرچه بيشتر در مورد مساله است. در اين گام می‌توانيد به موارد زير دقت کنيد:
• درک کامل چگونگی مواجهه افراد با وضعيت
• تجزيه و تحليل اطلاعات مرتبط با مساله
• بررسی ايده‌های مختلفی که رقبا از آن استفاده می‌کنند.
• درک نيازهای مشتری با جزئيات بيشتر
• درک کامل فرآيندها، اجزا، خدمات و فناوری‌های که از آن استفاده می‌شود.
3. تعريف مساله: وقتی به اين گام می‌رسيد، تقريبا از صورت مساله آگاهی کامل داريد و درک خوبی از واقعيت‌های مربوط به آن داريد.
اين مهم است که بتوانيد مساله را در سطح مناسب خود حل کنيد و طرح سوالاتی درست برای حل مساله در اين گام از اهميت زيادی برخوردار است. معمولا مسائل بزرگ از تجمع مسائل کوچک به‌وجود می‌آيد.
برای تعريف هرچه دقيق‌تر مساله می‌توانيد از تکنيک تجزيه و تحليل علت و معلول يا تکنيک 5why، استفاده کنيد.
4. يافتن ايده: گام بعدی توليد ايده‌های مناسب برای حل مسائل است. برای انجام اين کار می‌توانيد با اخذ نظرات از کارکنان و افراد کليدی و با تکنيک‌های مختلفی مانند توفان ذهنی، بهترين ايده‌ها را استخراج کنيد.
5. انتخاب و ارزیابی: وقتی شما راه‌حل‌های مختلفی برای حل مساله در اختيار داشته باشيد، مهم است که بتوانيد بهترین راه حل را انتخاب کنيد. گاهی اوقات بهترين راه حل کاملا واضح است در غيراينصورت، بايد از تکنيک‌های مناسب تصميم‌گيری برای اين کار استفاده کنيد.
6. برنامه ريزی: بعد از انتخاب نهايي راه حل مساله، هنگام برنامه‌ریزی برای اجرای آن است. برنامه‌ریزی مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا بتوانيد تعيين کنيد که به چه کسی، چه موقع، چرا و چگونه مساله حل شده را تحويل دهید.
7. فروش ايده: تا اين مرحله ممکن است شما فرآيند حل مساله را با تيم کوچک خود انجام داده باشيد. اکنون هنگام آن است که برای جلب حمايت بيشتر، ايده خود را با ديگر ذی‌نفعان مانند مديريت شرکت و سرمايه گذاران در ميان بگذاريد.
8. اقدام: پس از طی کردن فرآيند آماده‌سازی در رسيدن به راه‌حل خلاقانه، درنهايت بايد اقدام کنيد! اين گامی است که نياز به برنامه‌ريزی و کار دقيق دارد. برای اقدامی صحيح و اثربخش نياز به استفاده از تمام مهارت‌های مديريتی خود داريد.
بعد از پايان گام 8، می‌توانيد دوباره به اولين گام برگرديد و با رويکرد بهبود مستمر، به راه‌حل‌های بهتر فکر کنيد.
*www.hrjournalist.com