ابزارهای ذهن
سيدمحمد اعظمي‌نژاد*
منبع: Mindtools
* عضو هیات‌رئيسه کميته تخصصي توسعه
– انجمن مديريت منابع انساني ايران
hrjournalist.blogfa.com
اعصاب شما بهم ريخته، کف دستتان عرق می‌کند، ذهن شما کاملا آشفته است. چه اتفاقی ممکن است تا زمان باقیمانده تا انجام سخنرانی يا ارائه تان برای شما بیفتد؟
آيا قادر خواهيد بود به اين شرايط عصبی متشنج غلبه کنيد، يک ارائه عالی از خود به نمايش بگذاريد؟
اغلب افراد برای صحبت در جمع دچار دلهره می‌شوند و به همين خاطر توانايي ارائه در ميان تعدادی از افراد، يک مهارت به شمار می‌آيد. شايد استفاده از چند راهکار و تکنيک به عنوان ابزار بتواند تسلط کافی را برای صحبت در ميان جمع فراهم کند و موجب ارائه‌ای موثر و جذاب شود.
بديهی است نمی‌توان انتظار داشت که تنش و اضطراب عصبی در هنگام يک سخنرانی يا ارائه در جمع به‌طور کامل از بين برود، اما می‌توان از انرژی حاصل از شرايط عصبی به نفع کسب نتايج مناسب برای خود استفاده کرد.
در شرايط اضطراب عصبی و با افزايش آدرنالين در بدن، انرژی زیادی از توليد اين ماده در بدن حاصل می‌شود که می‌توان از آن در ايجاد ارتباط پرشور و نشاط و تاثيرگذاری بر مخاطبان استفاده کرد.
در اين نوشتار ابزاری برای به کنترل درآوردن شرايط عصبی جهت سخنرانی و ارائه بهتر در جمع معرفی می‌شود:
معرفی ابزار
برای استفاده از اين ابزار گام‌های زیر را برداريد:
گام1 – مخاطبان خود را بشناسيد. قبل از جلسه انجام ارائه، با مخاطبان خود صحبت و مشورت کنيد. با کسب اطلاعات و نظراتی که از ايشان دريافت می‌کنيد، خواهيد توانست با اعتماد به نفس بيشتری وارد جلسه ارائه شويد.
شما واقعا قصد نداريد مخاطبان خود را دچار شگفت‌زدگی (Surprising) کنيد، اما اگر چنين است، بايد انتظار هرگونه واکنشی از طرف مخاطبان و البته تنش عصبی، در خود داشته باشيد. بنابراين:
مخاطبان هدف خود را شناسايي کنيد.
با افرادی از آنها به عنوان نماينده ايشان در مورد انتظارات و خواسته‌هایشان گفت‌وگو کنيد.
دستور جلسه را با تعداد کمی از افراد جلسه اصلی مرور و ويرايش کنيد.
با بعضی از مخاطبان از طريق ايميل تماس بگيريد و انتظارات ايشان را جويا شويد.
گام2 – درک کاملی از موضوع ارائه خود داشته باشيد. شايد يکی از مهم‌ترين دلايل بروز تنش عصبی عدم درک کامل از موضوع مورد بحث باشد. البته اين به آن معنا نيست که شما بايد از قبل و به‌طور کامل بر موضوع مسلط باشيد، اما در روز ارائه بايد درک کاملی از موضوع مورد بحث خود داشته باشيد.
گام3 – برای ارائه خود ساختار داشته باشيد. يکی از روش‌های معمول برای کاهش تنش‌های عصبی هنگام ارائه به خاطر سپردن مطلبی است که قصد ارائه آن را داريد. اما معمولا افرادی که مطالب ارائه خود را حفظ می‌کنند با فراموش کردن يک يا چند واژه، رشته کلام از دستشان خارج شده و به شدت دچار تنش و دستپاچگی می‌شوند؛ بنابراين بهتر است با ايجاد ساختاری برای ارائه خود کاری کنيد تا هميشه سرنخ محورهای اصلی ارائه در دستان شما باشد:
سعی کنيد تعدادی از واژه‌ها و عبارات کليدی و مهم را در يک کارت نشانه يادداشت کنيد.
برای يادآوری مطالب به اين واژه‌های کليدی مراجعه کنيد.
اگر از نرم‌افزار پاورپوينت در ارائه خود استفاده می‌کنيد؛ اين واژه‌ها را در گوشه‌ای از اسلايد خود بنویسيد.
گام4 -تمرين، تمرين و تمرين! اگرچه نبايد ارائه خود را حفظ کنيد، اما برای تسلط به آنچه می‌خواهيد بگوييد بايد بارها و بارها تمرين کنيد. اين کار علاوه‌بر بالابردن ميزان اعتماد به نفس شما، موجب می‌شود آنچه می‌خواهيد مطرح کنيد به قلب و ذهن خود بسپاريد.
اگر می‌توانيد از تمرينات خود فیلمبرداری کنيد يا صدای خود را ضبط کنيد. به اين ترتيب می‌توانيد نقاط قابل بهبود خود را شناسايي و آنها را رفع کنيد.
اگر می‌توانيد به عنوان تمرین، ابتدا ارائه خود را با مخاطبان غيررسمی انجام دهيد. برای مثال می‌توانيد بخشی از ارائه خود را هنگام صرف ناهار با همکار نزديک خود برای وی بازگو کنيد و از او بازخورد بگيريد.
گام5 -آمادگی، آمادگی و آمادگی! اگر قرار بر تسلط کامل شما بر ارائه باشد، بايد از هر نظر برای اين کار آماده باشيد:
تصميم بگيريد که چه لباسی می‌خواهيد بپوشيد. اين لباس بايد راحت و مناسب باشد.
قبل از شروع جلسه در محل حضور پيدا کنيد و تجهيزات مورد نياز ارائه خود را تنظيم کنيد.
خود را برای پرسش‌های پيش‌بينی نشده مخاطبان آماده کنيد.
گام6 – از درون آرامش داشته باشيد. بروز تنش واکنشی فيزيولوژيک نسبت به افزايش ترشح آدرنالين در بدن است که با چند اقدام زير می‌توان آن را به حداقل رساند:
تنفس عميق انجام دهيد.
آب بنوشيد.
لبخند بزنيد.
در ذهن خود تصويرسازی مثبتی از واکنش مخاطبان نسبت به ارائه خود داشته باشيد.
قبل از شروع به صحبت، مکث کنيد، با مخاطبان ارتباط چشمی برقرار کنيد و به آنها لبخند بزنيد.
در طول ارائه حرکت داشته باشيد.
فکر کردن در مورد خود را متوقف کنيد.
به خاطر داشته باشيد تاثير يک ارائه خوب، بسيار فراتر از يک جلسه است، يک ارائه صحيح حتی ممکن است برای سرنوشت کسب‌وکار و رهبری سازمان تعيين کننده باشد.