ابزارهای ذهن
مدل FOCUS
سيدمحمد اعظمي‌نژاد*
منبع: Mindtools
آيا فرآيندهای کسب و کار شما بدون نقص است يا نياز به بهبود دارد؟ در فضای کسب و کار هميشه در حال تغيير، هيچ چيز برای مدت زمانی طولانی کامل و مناسب باقی نمی‌ماند. برای پيشی گرفتن از رقبا، شما نياز داريد تا به‌طور مستمر فرآيندهای خود را بهبود دهيد به طوری که خدمات شما اثربخش و مشتريان راضی بمانند. در اين نوشتار ابزار مدل FOCUS به عنوان ابزاری برای بهبود مستمر فرآيند معرفی خواهد شد.
معرفی ابزار
ابزار مدل FOCUS رويکردی ساختار يافته به مفهوم مديريت جامع کيفيت(TQM) است. يکی از دلايل مفيد بودن اين ابزار، داشتن رويکرد تيمی برای حل مسائل بين فرآيندها است. ضمن اينکه اين ابزار به جای تکيه بر نظر شخصی افراد بر نظرات مبتنی بر اطلاعات واقعی متکی است.
برای استفاده از اين ابزار گام‌های زير را برداريد:
گام اول- مشکل را پيدا کنيد.(Find)
اولين گام برای شناسايي نقاط بهبود فرآيند است. معمولا نقاط بهبود فرآيند با استفاده از قانون پارتو قابل استخراج است. طبق اين قانون 80 درصد مسائل سازمانی از 20 درصد مشکلات اصلی سازمان حادث می‌شوند. دقيقا به همين دليل است که شناسايي مشکلات ريشه‌ای سازمان از اهميت ويژه‌ای برخوردار هستند حل يک مشکل ريشه‌ای می‌تواند تاثير قابل توجهی بر کسب‌وکار شما بگذارد.
شناسايي مشکلات براساس مثال مشهور مانند برداشت محصول سيب از يک درخت است. هميشه برداشت سيب از روی زمين و شاخه‌های پايين‌تر درخت آسان‌تر است. اما هرچقدر ميزان سيب بيشتری جمع‌آوری کنيد برداشت سيب‌های باقی مانده دشوارتر است و در نهايت سيب‌های باقی مانده دور از دسترس هستند و برای برداشت آنها نياز به نردبان خواهيد داشت.
برای شروع استفاده از این ابزار ابتدا از يک مساله ساده شروع کنيد. سپس هنگامی که اعتماد به نفس بيشتری به‌دست آورديد به مسائل پيچيده‌تر توجه کنيد. اگر مساله برای شما به‌طور کامل شفاف نشده است می‌توانيد از سوالات زير استفاده کنيد:
• مشتريان در چه مواردی بهبودی از ما می‌خواهند؟
• چگونه می‌توانيم کيفيت را بهبود دهيم؟
• کدام يک از فرآيندها اثربخش نيستند؟
• در مقايسه با رقبا چه نقاط بهبودی در کسب‌وکار ما وجود دارد؟
• اتفاقات احتمالی که می‌تواند موجب بروز مشکلاتی در کسب و کار شوند، کدامند؟
شما می‌توانيد پس از فهرست کردن تمامی مسائل و مشکلات استخراج شده، نسبت به رتبه‌بندی و اولويت‌بندی آن اقدام کنيد.
گام دوم- يک تيم حل مساله سازماندهی کنيد (Organize)
گام بعدی، تشکيل يک تيم کاری برای حل مساله است. اگر اين امکان برای شما وجود دارد، سعی کنيد تيمی متشکل از ديدگاه‌ها و تخصص‌های مختلف ايجاد کنيد. اين موضوع به شما کمک می‌کند تا طيف وسيعی از نظرات، مهارت‌ها و تجارب مختلف را در اختيار داشته باشيد. اعضای انتخابی تيم بايد با فرآيندهای مورد نظر آشنایی کامل و سهم زيادی در حل و فصل مسائل آن داشته باشند. اگر بتوانيد افراد را به‌طور داوطلبانه به عضويت اين تيم درآوريد ميزان انگيزه و مشارکت آنها دوچندان خواهد شد. به ياد داشته باشيد در اختيار داشتن تيمی متشکل از افرادی با ديدگاه‌های مختلف می‌تواند دستاوردها و راه‌حل‌های خلاقانه‌تری برای حل مسائل ارائه کند.
گام سوم- مساله را شفاف کنيد.(Clarify)
قبل از شروع کار برای حل مساله، بايد صورت مساله برای اعضا به وضوح و جزئيات توضيح داده شود. يک تيم حل مساله شايد توان خوردن يک «فيل بزرگ» را نداشته باشد، اما وقتی همان فيل به تکه‌های کوچک‌تر تقسيم شود، تيم به راحتی می‌تواند از عهده آن برآيد. برای شکست مساله می‌توانيد از ابزارهايي مانند نمودارهای تجزيه و تحليل استفاده کنيد. برای شفاف کردن مساله می‌توانيد با استفاده از سوالات زير بيانيه صورت مساله را تهيه کنيد:
• چه کسانی بر اين مساله تاثيرگذارند؟
• دقيقا چه اتفاقی رخ داده است؟
• محل رخداد مساله کجا است؟
گام چهارم- مساله را درک کنيد. (Understand)
پس از برداشتن گام مهم تهيه بيانيه مساله، اعضای تيم را برای گردآوری اطلاعات و درک کامل مساله بسيج کنيد. اختصاص زمان بيشتر به اين مرحله بسيار مهم است چرا که درک عميق‌تر مساله می‌تواند موجب شود تا با اعمال يک تغيير درست، یک بهبود اساسی در مساله به‌وجود آيد. در اين گام می‌توانيد از طوفان ذهنی برای درک بهتر مساله استفاده کنيد.
گام پنجم- يک راه‌حل انتخاب کنيد. (Solution)
مرحله نهايي ابزار FOCUS، انتخاب راه‌حل است. پس از اينکه سناريوهای مختلف برای حل يک مساله را ايجاد کرديد زمان آن است که تصميم‌گيری و بهترين راه‌حل را انتخاب کنيد. برای اين کار می‌توانيد از تکنيک‌های مختلف تصميم‌گيری استفاده کنيد.
ابزار مدل FOCUS با وجود سادگی روش، در صورت تمرکز و اجرای صحيح، می‌تواند روشی کارآمد و اثربخش در حل مسائل و مشکلات سازمانی باشد.
به ياد داشته باشيد که كشف فرصت‌های يادگيری، هنگام حل مسائل، رمز اصلي موفقيت مديران و سازمان‌ها به شمار مي‌رود؛ زيرا با بهره‌گيري از اين فرصت‌ها است که نتايج سودمندي به دست مي‌آيد در حالي كه با حل مساله فقط وضعيت به شكل عادي باز مي‌گردد.
* عضو هیات‌رئیسه کميته تخصصي توسعه – انجمن مديريت منابع انساني ايران
(hrjournalist.blogfa.com)