آشنایی با نقش های مدیران، انواع سبک رهبری سازمانی و تفاوت بین رهبری و مدیریت در سازمان
اطلاعات جامعی از رهبری، مدیریت و سازمان دهی در شرکت ها
(رهبری و سازمان دهی در شرکت ها) ویژگی های یک رهبر خوب چیست؟ چه چیزی موجب موفقیت او می شود؟ به رهبران موفق دوران مختلف فکر کنید. چه چیز آن ها را از دیگران متمایز می کند؟ ممکن است به صفاتی نظیر “قهرمان”، “کاریزماتیک”، و “راهبردی” برسیم. هرچند همه این ها از ویژگی های رهبری به شمار می روند ولی در حقیقت چه چیزی سازنده یک رهبر قوی و موفق است؟
رهبران موفق می توانند روی دیگران تأثیر بگذارند. آن ها از ویژگی های درونی خود برای الهام بخشیدن به نیروی کار، تیم یا یک ملت در جهت تحقق آرمان ها استفاده می کنند. این رهبران برای دستیابی به آرمان های بلندمدت به چیزی ورای خود و وظیفه محوله می اندیشند و در این راه از تمام توان خود و دیگران بهره می گیرند. رهبران اثربخش روابط خود را با دیگران مدیریت می کنند تا بازده مثبتی داشته باشد.
نام وینستون چرچیل اغلب به عنوان یکی از بزرگ ترین رهبران تاریخ به ذهن خطور می کند. او سیاست مدار و سخنران با استعدادی بود ولی آن چه چرچیل را رهبری خارق العاده کرد، توانایی او در به حرکت واداشتن و تقویت اراده مردم با سیاست ها و سخنرانی هایش بود. با وجود این که اقدامات استرتژیک او در زمان خود به اتهام بدون فکر بودن اغلب مورد انتقاد قرار می گرفتند، چرچیل اجازه داد تا اعتقاد به دموکراسی و مخالفت با فاشیسم تایین کننده سیاست های زمان جنگ باشد. نه فقط اعتقاد به این سیاست ها، بلکه توانایی اجرای برنامه ها نیز در تبدیل شدن او به یک رهبر موفق نقش داشت.
رهبری، نظیر آن چه در مورد چرچیل دیده می شد، عبارت است از الهام بخشیدن به دیگران و انجام کارهای درست. رهبران تغییر ایجاد می کنند ولی ارزش هایشان ثابت و تغییرناپذیر است. اکثر رهبران نه تنها تصویری از آرمان های بلندمدت خود دارند بلکه راه های خلاقانه ای نیز برای رسیدن به آن ها درنظر می گیرند.
رهبران جهان و نیز رهبران کسب و کار می توانند از مصیبت به موفقیت و پیروزی برسند. رهبران از شکست می آموزند و استواری بر هدف، موجب تمرکز آن ها بر آرمان ها و اهداف و مانع از پرداختن به شرایط ناسازگار و بازدارنده می شود. آن ها در انجام کارها انعطاف پذیرند و اصلاحات میان دوره ای و بهبودهای مستمر انجام می دهند – رهبران “خم می شوند ولی نمی شکنند.” آن ها الهام بخش افراد دوروبر خود هستند و آن ها را تشویق به استفاده از تمام نیروی شان در جهت تحقق مأموریت سازمانی می کنند. آن ها به افراد انرژی می دهند تا نتایج رضایت بخش را بدون زیر پا گذاشتن استانداردهای اخلاقی به بار آورند.
رهبری یا مدیریت
مدیریت، انجام صحیح کارهاست: رهبری، انجام کارهای صحیح “پیتر اف. دراکرا”
با وجود این که گاهی مدیریت و رهبری را هم معنی در نظر می گیریم، ولی تفاوت هایی در معنی این دو وجود دارد. رهبر ممکن است مدیر نیز باشد ولی همه مدیران رهبر نیستند. پس تفاوت ها در چیست؟ درحالی که مدیران به خط پایان نگاه می کنند، رهبران اغلب به افق می نگرند و سعی شان بر یافتن فرصت های جدید رشد و پیشرفت است. مدیر معمولا از وضع موجود راضی است در حالی که رهبر معمولا در حال دست و پنجه نرم کردن با آن است.
رهبری اغلب تعریف مجدد کار را در خود دارد. رهبران قدرتمند نقش خود را در سازمان یا حتی در سیستم جهانی ایجاد می کنند. مدیران، مسئول اجرای وظایف هستند و به آرمان های آینده نمی اندیشند. آن ها مسئول نگهداری هستند ولی رهبران به نوآوری می پردازند. ممکن است مدیران در فعالیت هایشان کارکنان را نیز شریک سازند، ولی اغلب تا حدی که نیاز بدانند. در مقابل، رهبران الهام بخش اند و سعی می کنند به دیگران در رسیدن به رشد و پیشرفت شخصی کمک کنند و نقاط ضعف را به نقاط قوت تبدیل نمایند. شرکت هایی که در سلسله مراتب سازمانی شان از مدیران رهبر استفاده می کنند، موفق ترین شرکت ها هستند.
نقش های مدیران
مدیریت اغلب به عنوان فرایند دستیابی به اهداف سازمان از طریق راهنمایی، نگهداری و تخصیص منابع تعریف می شود. نقش های اولیه مدیران عبارت اند از برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل.
برنامه ریزی
جوهره اصلی رهبری داشتن یک چشم انداز است. نباید قدم در راه نامطمئن گذارد. “تئودور أم هسبرگ”
برنامه ریزی عبارت است از فرایند تعیین یک سلسله عملیات برای شرایط و وقایع آینده به منظور دستیابی به اهداف سازمان. در هر سازمان یا کسب و کاری، برنامه ریزی اثربخش برای جلوگیری از اشتباهات پرخرج ضروری است. چهار نوع برنامه ریزی مدیریتی وجود داردکه عبارتند از:برنامه ریزی راهبردی، عملیاتی، تاکتیکی و اقتضایی.
برنامه ریزی راهبردی شامل ایجاد آرمان های بلندمدت و تعیین منابع موردنیاز برای رسیدن به این آرمان هاست. برنامه ریزی راهبردی، بلند مدت ترین نوع برنامه ریزی است و شامل برنامه هایی با بازه زمانی یک تا پنج سال می باشد. در این نوع برنامه ریزی لازم است محیط خارجی سازمان نیز مدنظر قرار گیرد و ارزیابی شود. به علاوه، باید دید آیا سازمان می تواند راهبرد خود را در برابر این متغیرهای خارجی و غیرقابل کنترل تنظیم نماید و سمت و سوی جدیدی به آن ها بدهد یا نه.
برنامه ریزی تاکتیکی چگونگی اجرای فعالیت های تعیین شده توسط برنامه های راهبردی را تعریف می کند. عموما برنامه ریزی تاکتیکی شامل برنامه های کوتاه مدت تر با بازه زمانی کمتر از یک سال است.
برنامه ریزی عملیاتی شامل تعیین روش های معین، استانداردها و رویه های لازم برای حوزه های مختلف عملیاتی سازمان می باشد. به علاوه، سازمان اهداف کاری را تعیین کرده و کارکنانی را به صورت تیم انتخاب می کند تا این برنامه ها را اجرا نمایند.
برنامه ریزی اقتضایی شامل تعیین مجموعه فعالیت های جایگزین برای شرایط بحرانی با وقایع غیرعادی است. در دنیای امروز، شرکت ها اهمیت بیشتری برای برنامه ریزی اقتضایی قائل اند تا بتوانند به شرایط بحرانی پاسخ بهتری دهند. به عنوان مثال، پس از مشاهده اثر واقعه تروریستی یازده سپتامبر سال ۲۰۰۱ بر کسب وکار بسیاری از شرکت ها یک سلسله برنامه های اقتضایی برای مواجهه با اتفاقات تروریستی تهیه کرده اند.
سازمان دهی
این نقش مدیریت عبارت است از: آمیختن منابع انسانی و سرمایه ای در یک ساختار رسمی. مدیر کارا را تقسیم و طبقه بندی کرده، سپس تعیین می کند که جهت برآوردن اهداف، وظایف به چه نحوی باید انجام شوند.
رهبری
مدیران، مسئولیت رهبری و جهت دهی به کارمندان و برنامه ها را نیز بر عهده دارند و بعضی از آن ها در امر رهبری از سایرین موفق تر هستند. آرمان رهبری، راهنمایی و ایجاد انگیزه در کارکنان است به نحوی که منجر به برآوردن اهداف سازمانی شود. این نقش شامل توضیح رویه ها، انتشار رهنمودها و تضمین اصلاح اشتباهات می باشد.
کنترل
کنترل این امکان را برای مدیر فراهم می آورد که ببیند سازمان تا چه اندازه به آرمان های از پیش تعیین شده اش نزدیک است. به علاوه، نتیجه این فرایند -که همان بازخور است – در برنامه ریزی های آینده به کار می رود.
- تعیین استانداردهای عملکرد. شرکت باید استانداردهایی را که عملکرد با آن سنجیده می شود، مشخص نماید. در یک سازمان فروش این استاندارد می تواند رشد فروش یا ارقام فروش فصلی باشد. در این صورت، مدیر ارقام فروش فصلی را بر حسب دلار تعیین می نماید.
- اندازه گیری عملکرد. در مثال قبل، برای اندازه گیری عملکرد، ارقام فروش یک فصل را باهم جمع می زنند.
- مقایسه عملکرد اندازه گیری شده (واقعی) و استانداردهای عملکرد. اکنون تفاوت بین میزان فروش اندازه گیری شده و فروش پیش بینی شده، برآورد می شود.
- انجام اقدامات اصلاحی لازم. اگر فروش خیلی کم تر از میزان پیش بینی شده باشد، نیاز است بررسی کنیم که چه چیزر درست عمل نکرده است و سپس در جهت اصلاح آن برآییم.
- استفاده از اطلاعات فرآیند جهت تایین استانداردهای عملکرد بعدی.
سبک های رهبری
رهبری هنر به کار گرفتن دیگری است جهت انجام کاری که می خواهی انجام شود، چون که او می خواهد آن کار را انجام دهد. “وایت دی. آیزنهاور”
هر مدیری سبک مخصوص به خود را داشته و در سازمان ها نیز اغلب یک سبک رهبری غالب وجود دارد. این سبک ها استبدادی (مستقل)، دموکراتیک، عدم مداخله – گونه های مختلفی دارند. می توان با مقایسه میزان اثربخشی هرکدام را بر عملکرد کارکنان به دست آورد.
سبک رهبری استبدادی
این سبک رهبری هم کنترل گر و هم دستوری است. رهبر تمام تصمیم گیری ها را به صورت انفرادی انجام می دهد و سپس نقش های کارکنان را به آن ها دیکته می کند. مدیریت میکرو (بسیار ریز) گونه ای از این سبک رهبری است که در آن مدیریت رده بالا ریزترین وظایف سطوح پائین را نیز کنترل می کند. سبک استبدادی، آزادی بیان و مشارکت کارکنان را در فرایند تصمیم گیری محدود می کند. این امر می تواند منجر به جدایی رهبر و کارکنان شود و اعتماد آن ها را از یکدیگر سلب کند. به علاوه، فکرهای خلاق تحت این سبک شکوفا نمی شوند.
بهترین جا برای استفاده از سبک استبدادی شرکت هایی است که از کارکنان کم تجربه استفاده می کنند. شرکت های آمریکایی که در کشورهای درحال توسعه فعالیت می کنند از این سبک بهره می گیرند. این سبک به شرکت مادر اجازه می دهد که کنترل بیشتری بر سرمایه گذاری های برون مرزی خود داشته باشد.
هم چنین در کشورهایی که دولت کنترل اقتصاد را بر عهده دارد، شرکت های آمریکایی از سبک استبدادی استفاده می کنند زیرا در این کشورها تصمیم گیری های کارکنان در جهت برآوردن آرمان های دولت خودشان است و نه آرمان های شرکت مادر.
استفاده از سبک استبدادی در شرکت هایی که کارکنان انتظار دارند نظراتشان شنیده شود، توصیه نمی شود. به علاوه، در آن دسته از شرکت ها که کارکنانشان بی میل، ترسو یا به تدریج در حال عادت کردن به این نوع تصمیم گیری یک نفره هستند، باید از این سبک اجتناب شود.
سبک رهبری دموکراتیک
این سبک مدیریت بر مشارکت کارکنان و تصمیم گیری از راه اجماع و مشورت، استوار است. رهبر کارکنان را در تصمیم گیری دخالت می دهد و آن ها نیز تشویق می شوند تا نظراتشان را بیان کنند. رهبری دموکراتیک، اغلب موجب افزایش اختیار کارکنان شده و به آن ها حسی از مسئولیت در قبال تصمیم های مدیریت، می بخشد. این سبک، در مواقعی که کارکنان به دلیل درگیری روزمره باکار، دید بیشتری نسبت به آن دارند، بسیار اثربخش خواهد بود. یک رهبر موفق می داند که چه زمانی نقش استاد و چه زمانی نقش شاگرد به خود بگیرد.
بهترین موقعیت برای استفاده از این سبک رهبری، زمانی است که کارکنان متخصص و با تجربه در اختیار داریم. به علاوه، سبک دموکراتیک برای اجرای تغییرات سازمانی، حل مشکلات گروه و زمانی که رهبر در انتخابات مسیر نامطمئن است و در نتیجه نیاز به استفاده از کارکنان بصیر خود دارد، بسیار مفید واقع می شود.یکی از مشکلات این سبک برگزاری جلسات متعدد است. چنانچه برای اخذ هر تصمیم جلسه ای برگزار شود، می تواند منجر به خستگی کارکنان شود. در شرایطی که شرکت توانایی مالی جبران اشتباهات را ندارد نیز استفاده از این سبک راه کار خوبی نیست. به عنوان مثال، در شرایطی که شرکت در بحرانی نظیر ورشکستگی قرار دارد.
سبک رهبری عدم مداخله
تفویض کارها عملی و مؤثر است به شرطی که فرد تفویض کننده نیز کار کند. “روبرت هاف”
این نوع رهبری لجام گسیخته و آزاد، برای موفقیت نیاز به ارتباط گسترده بین مدیریت و کارکنان دارد. در این سبک رهبری، کارکنان بیشترین مسئولیت را در قبال تصمیمات می پذیرند و کمترین نظارت برکار آن ها وجود دارد. آن ها، خود مسئول ایجاد انگیزه و مدیریت خود هستند و این دو کار را به صورت روزانه تحت این سبک رهبری انجام می دهند.
سبک عدم مداخله در شرایطی که کارکنان تحصیل کرده، بصیر و آگاه و دارای قدرت خود انگیزشی هستند، بیشترین کاربرد را دارد. برای اینکه این سبک بیشترین اثربخشی را داشته باشد، کارکنان باید انگیزه و بلندهمتی لازم را برای رسیدن به آرمان ها داشته باشند. در سازمان هایی که کارکنان از حضور مدیر نامطمئن هستند یا مدیر برای پوشش گذاردن بر ناتوانی خود در انجام کارها از کارکنان استفاده می کند، سبک عدم مداخله روش مناسبی نخواهد بود. در چنین سازمانی خشم و رنجش به وجود می آید و در نهایت منجر به یک محیط کار بیمار می شود.
نظیر تمام شاخه هایی که مفاهیم کسب و کار را تشریح می کنند، یک سازمان و رهبری آن می تواند از یک یا همه این سبک ها استفاده کند. به عنوان مثال، یک شرکت معماری ممکن است در سطوح کارمندی و کارکردهای اداری خود از سبک استبدادی استفاده کند. درحالی که همان شرکت در سطوح تخصصی و شرکا سبک دموکراتیک یا عدم مداخله را به کار می گیرد.
رهبری تبدیلی و تراکنشی
دو سبک دیگری که باید از آن ها نام برد، عبارتند از رهبری تبدیلی و تراکنشی که که اساس و اجزای هردو، فلسفه و اخلاق است.
رهبری تبدیلی. رهبرانی که دید روشنی داشته و قادرند آن را شمرده و فصیحانه به دیگران انتقال دهنده نمایندگان این سبک رهبری هستند. نگرش این رهبران، همواره فراتر از خویش است تا به یک منفعت جمعی بزرگ تر برسند. آن ها، دیگران را در تصمیم گیری ها شریک می کنند و به آن ها اجازه می دهند از فرصت های موجود برای یادگیری و رشد شخصی استفاده کنند. برای حل مشکلات از ابعاد گوناگونی به آن ها می نگرند و می توانند مباهات و سربلندی را در زیردستانشان به وجود آورند. رهبران تبدیلی، برای آموزش کارکنان و نیز یادگیری از آن ها وقت صرف می کنند.
رهبری تراکنشی. این سبک رهبری با کنترل متمرکز کارکنان، توصیف می شود. یک رهبر تراکنشی، خروجی ها را کنترل و برای ایجاد یک رفتار قابل قبول تلاش می کند. کارکنانی که زیر نظر چنین رهبرانی هستند، با پاداش ها، تحسین ها و وعده های آن ها برانگیخته شده و با بازخوردهای منفی، تهدیدها و رفتارهای انضباطی رهبر، اصلاح می گردند.
اثربخش ترین سبک رهبری، ترکیبی از همه سبک ها است. رهبر باید بداند که چه زمانی بهتر است مستبد یا دموکرات باشد. همچنین می توان هم زمان، تراکنشی و تبدیلی بود؛ این سبک ها نقض کننده یکدیگر نیستند و در حقیقت می توانند مکمل خوبی برای یکدیگر باشند.
رهبری و انگیزش
یکی از نقش های مهم رهبر، انگیزش کارکنان هرچه بهتر انجام دادن کارشان است. راه های بسیاری برای این کار وجود دارد که بسیاری از آن ها نیز نیازی به هزینه اضافی ندارند.
گاهی انگیزش با استفاده از راه هایی خلاقانه ایجاد می شود. فروشگاه کانتینر ، یک خرده فروشی در دالاس، کارکنانش را به طور رایگان به کلاس های یوگا می فرستد، به صورت آنلاین برنامه های غذایی شخصی به آن ها داده و ماهانه یک ماساژ رایگان نیز برای آن ها ترتیب می دهد. این روش ها، استرس را در کارکنان از بین برده و به آن ها احساس قدرشناسی می دهد. از سال ۲۰۰۰، این شرکت تقریبا در بالای فهرست ۱۰۰ شرکت برتر برای کار کردن که در مجله فورچون منتشر می شود قرار دارد.
ارتباطات باز نیز راهی برای برانگیختن کارکنان است. اگر کارکنان احساس کنند که صدای شان شنیده می شود و مدیران در مسائل مختلف با آن ها مشورت می کنند، ارتباطی مبتنی بر حس اعتماد به وجود می آید. در شرکت هارلی – دیویدسن، دفتر کار مدیران، در ندارد و همین امر موجب ایجاد محیطی باز و مطمئن شده است.
یک راه دیگر برای انگیزش کارکنان آن است که به آن ها اطمینان بدهیم که انتخاب آن ها برای مشاغل مختلف به درستی صورت گرفته است. وظیفه رهبر شناسایی استعدادهای کارکنان و تخصیص آن ها برحسب مهارت و علایق شان به مشاغل موجود می باشد. چنان چه رهبر وظایفش را به درستی انجام داده و نسبت به کارش علاقه و مباهات نشان دهد، انگیزش کارکنان به نحو مطلوبی از این امر متأثر خواهد گشت.
در شرکت دابلیو. آل. گور، انگیزش هر فروشنده از تأیید همکارانش نشئت می گیرد. پاداش ها بر مبنای رتبه هایی اختصاص می یابند که توسط اعضای تیم فروش امتیاز داده شده اند وپاداش های مالی و پرداخت های اضافی نیز، برخلاف بسیاری از شرکت ها که سود و زیان نهایی را مبنا قرار می دهند، بر اساس رشد بلندمدت و میزان نگهداشت مشتری تعلق می گیرند. گور همچنین برای آن دسته از کارکنان که «دستاوردهای خاصی» در طول یک فصل برای سازمان داشته اند، جایزه ای به نام “اختاپوس مغرور” در نظر می گیرد.
فرهنگ سازمانی
فرهنگ سازمانی، نظام عقاید، آرمان ها و ارزش های یک سازمان است. بسیاری از ابعاد یک سازمان نظیر محیط کار، شبکه های ارتباطی و فلسفه های مدیریتی بر فرهنگ آن اثر می گذارند.
فرهنگ های قوی منجر به ایجاد سطوح بالای انگیزش و وفاداری در کارکنان شده و موجب می شوند که همه با آهنگ یکسانی پیش بروند. به علاوه، فرهنگ سازمانی تامین کننده کنترل و ساختار در شرکت ها است.
البته داشتن یک فرهنگ سازمانی قوی لزومأ کلیدی برای موفقیت سازمان نیست. اگر این فرهنگ مانعی برای تغییر در سازمان باشد، عملکرد سازمان و در نهایت موفقیت آن را به تأخیر می اندازد. از سوی دیگر، یک فرهنگ گمراه کننده نیز کارکنان را وادار به تلاش برای آرمان های غلط می کند.
منبع: نوکارتو