راهکارهای مدیریتی برای تعیین اهداف سازمانی و فردی
روش های تعیین اهداف سازمانی برای مدیران سازمان ها
مدیران در معرض اهداف متعددی برای واحد تحت مدیریت خود هستند. در یک روز معمولی به این موضوع فکر می‌کنید که چگونه واحد تحت مدیریت خود را بهتر اداره کنید، چه مسئولیت‌های جدیدی بر عهده بگیرید، کارکنانتان چطور می‌توانند در قالب یک تیم، بهتر از گذشته با همکاران سایر واحدهای شرکت کار کنند. هر یک از این موارد با اهدافی همراه است. چالش شما مرتب کردن این اهداف و شناسایی آن‌هاست که برای واحد تحت مدیریت شما و سازمان ارزشمندتر هستند. توصیه‌های زیر به انجام این مهم کمک می‌کند.
شناسایی اهداف بالقوه
به‌طور منظم، به‌طورمعمول در بیشتر سازمان‌ها یک یا دو بار در سال فعالیت‌های مختلف واحد و نقش گروه‌های کاری را مرور کنید. به دنبال فرصت تعیین اهداف در حوزه‌هایی باشید که بیشترین اثر را داشته باشد. اعضای تیم را جمع کنید تا درباره اهداف بالقوه واحد فکر کنید. پرسش‌های زیر می‌تواند به کشف اهداف کمک کند.
- چه اقدام‌هایی برای حمایت و حرکت در راستای استراتژی شرکت باید انجام بدهیم؟ آیا استراتژی شرکت تغییر کرده است؟ اگر چنین است، این تغییر چه اهدافی را به ما توصیه می‌کند؟
- چه استانداردهایی را باید در انجام کارهایمان رعایت کنیم؟
- چه بهبودهایی در بهره‌وری و کارآمدی واحد، آثار مثبتی بر کل سازمان خواهد داشت؟
- چه مزایایی را می‌خواهیم به مشتری‌هایمان عرضه کنیم؟ چه چیزهایی باید به آن‌ها بدهیم تا رقابتی‌تر بشویم یا همچنان رقابتی باقی بمانیم؟
- آیا ویژگی‌های لازم برای محصولات و خدمات ارائه‌شده تغییر کرده است؟ اگر چنین است چگونه باید به این تغییرات پاسخ دهیم؟
- چه اتفاق‌هایی در صنعت و وضعیت رقبایمان رخ‌داده است که آن‌قدر اهمیت دارد که باید در اهداف خودمان لحاظ کنیم؟
در این مرحله نگران محدودیت زمانی یا مشکلات احتمالی دیگر برای تحقق اهدافی که مطرح می‌شوند، نباشید. در ادامه، فهرست اهداف بالقوه با توجه به این محدودیت‌ها کوتاه خواهند شد.
اولویت‌بندی و انتخاب اهداف
بعد از فهرست کردن اهداف بالقوه نوبت به کوتاه کردن فهرست به اهدافی می‌رسد که واحد تحت مدیریت شما باید متعهد انجام آن بشود. این امر را با پرسش‌های زیر دنبال کنید.
- سازمان به کدام هدف بیشتر اهمیت می‌دهد؟
- کدام هدف به گروه کمک می‌کند تا اثر بیشتری بر ایجاد نتایج ارزشمند کسب‌وکار بگذارد؟
- کدام هدف به ما این امکان را می‌دهد که اثر بیشتری بر عملکرد و سودآوری واحد خود داشته باشیم؟
وقتی به این پرسش‌ها پاسخ می‌دهید با مرور اهداف متوجه می‌شوید که می‌توانید چند هدف را در قالب یک هدف ادغام کنید. در ادامه فهرست اهداف را مرور کرده و آن‌ها را با معیارهای زیر در سه گروه الف، ب و ج اولویت‌بندی کنید. در ادامه معنای این سه گروه توضیح داده‌شده است.
اولویت الف. این اهداف مهم بوده و برای سازمان اساسی هستند. برای مثال، به‌وضوح در خدمت استراتژی شرکت هستند و بهبودهایی اساسی در نتایج کسب‌وکار ایجاد می‌کنند.
اولویت ب. این اهداف تا حدی مهم بوده و در درجه دوم اهمیت قرار دارند. نقش آن‌ها در استراتژی سازمان غیرمستقیم است و ممکن است نتایج حاصل از آن‌ها باوجود مفید بودن برای کسب‌وکار حیاتی نباشند.
اولویت ج. این اهداف اهمیت کمی داشته و فوریت ندارند. دستیابی به این اهداف خوب است اما تأثیر آن‌ها بر استراتژی شرکت و عملکرد واحد مبهم و اندک است.
نکته‌هایی برای تعیین اهداف سازمانی
- تمرکز بر استراتژی کسب‌وکار، مشتری و عملکرد واحد سازمانی
- استفاده از فهرستی از اهداف بالقوه در جلسه طوفان فکری تعیین اهداف
- اطمینان از هم سویی اهداف واحد با اهداف مدیر مافوق و اهداف سازمان
- انتخاب هوشمندانه (خاص، قابل‌اندازه‌گیری، امکان‌پذیر، مربوط و زمان‌دار)
- اهداف واحد را بنویسید و این فهرست را درد معرض دید تمام اعضای گروه قرار بدهید.
گام‌های شناسایی و اولویت‌بندی اهداف سازمانی
- یک یا دو بار در سال، فعالیت‌های واحد و نقش گروه‌های کاری را برای شناسایی اهداف بالقوه مرور کنید. در فرایند هدف‌گذاری به مشتری‌ها، اعضای تیم و مدیر مافوق توجه داشته باشید.
- معیاری برای اولویت‌بندی اهداف مشخص کنید. برای مثال، کدام هدف نقش بیشتری در رشد درآمد دارد؟
- فهرست اهداف را مرور کنید و بر اساس معیاری که انتخاب کرده‌اید، آن‌ها را در سه اولویت الف، ب، ج قرار بدهید.
- اهداف اولویت ب را دوباره مرور کرده و با توجه به اهمیتی که دارند دریکی از گروه‌های الف یا ج قرار دهید. اهدافی که اکنون در گروه الف قرار دارند، اهداف نهایی شما هستند.
- اهداف گروه الف را بررسی کنید و آن‌ها را بر اساس میزان اهمیت فهرست کنید.
- اهداف گروه ج را می‌توان کنار گذاشت یا کمتر به آن‌ها اهمیت داد.
تعیین اهداف فردی برای مدیران سازمان ها
علاوه بر تعیین اهداف سازمانی، باید برای افراد هر واحد سازمان نیز هدف تعیین کرد. به این معنا که باید برای هر یک اعضای واحد سازمان و مدیر آن، اهداف مشخصی داشت. تعیین اهداف فردی بخشی از همسویی اهداف و فرایند جاری‌سازی اهداف است. در ادامه، ایده‌ها و راهکارهای تعیین اهداف فردی را توضیح داده‌ایم.
هریک از افراد زیردست شما به تعیین اهدافی نیاز دارند که بازتابی از اهدافی باشد که برای واحد سازمان تعریف کرده‌اید. نقش شما به‌عنوان مدیر، پشتیبانی و همراهی اعضای تیم طی این فرایند است. با پایان یافتن فرایند تعیین اهداف افراد باید بتوانند بگویند. “هدف شرکت ما این است که فلان کار را بکند. نقش واحدی که من در آن کار می‌کنم دررسیدن به این هدف، این است که چنین کند و من نیز در این تلاش با انجام این کار سهیم هستم.”
برای روشن کردن اهداف فردی، مطمئن شوید که تمام اعضای تیم، اهداف واحد سازمان را می‌دانند، از نقش خاص خود در واحد مطلع هستند و انتظارهای شما از آن‌ها برایشان روشن است. از همه افراد بخواهید مجموعه‌ای از اهداف هوشمندانه را برای خود انتخاب کنند. با کمک گروه درباره جزئیات تعهدات به اهداف خاص، ازجمله نقش شما در حمایت از تحقق این اهداف، تصمیم بگیرید.
برای مثال، مواردی که می‌تواند موردبحث قرار بگیرد عبارت است از مهلت زمانی تحقق اهداف، نتایج واقعی که از تحقق یک هدف انتظار دارید و منابع و زمان مدیریتی که برای دنبال کردن یک هدف اختصاص می‌دهید. به خاطر داشته باشید که حرکت در راستای تحقق اهداف را به ارزیابی عملکرد پیوند بزنید. توصیفی دقیق از خروجی‌های مورد انتظار به دست آورید و مطمئن شوید که افراد می‌دانند چه کسی مسئول و پاسخ گوی تحقق کدام هدف است.
اگر شرایط زیر وجود داشته باشد اعضای تیم شما بهتر می‌توانند اهداف فردی را که شما و خودشان تهیه‌کرده‌اید محقق کنند.
- همه با شما در مورد اهداف خاص خودشان و نتایج مورد انتظار توافق داشته باشند.
- زمان مشخص و شیوه روشنی برای سنجش میزان پیشرفت اهداف داشته باشید و برای ارائه بازخورد به افراد وقت بگذارید. به آن‌ها بگویید کارشان را چطور انجام بدهند.
- چگونه می‌توانند اصلاح لازم را در شیوه کارشان بدهند.
- اعضای تیم، منابع، دانش و مهارت‌های کافی و اختیارات لازم را برای تحقق اهداف داشته باشند.
- افراد باید بدانند چگونه توانایی آن‌ها در تحقق اهداف فردی، بر اهداف سازمانی تأثیر می‌گذارد.
- شما متوجه شوید چه زمانی افراد به اهداف فردی خود دست می‌یابند. “نکته‌هایی برای تعیین اهداف اعضای تیم ” راهنمایی‌های مفیدی برای مدیریت این جنبه از تعیین اهداف بیان کرده است.
نکته‌هایی برای تعیین اهداف اعضای تیم
- تا آنجا که ممکن است اطلاعات و اختیارات لازم را در دسترس کارکنان خود قرار بدهید تا اهدافشان را توسعه بدهند. به‌خصوص نسبت به بازه‌های زمانی حساس باشید.
- تحقق اهداف را به ارزیابی عملکرد پیوند بزنید. این امر به کارکنان نشان می‌دهد که تحقق اهداف فردی آن‌ها تا چه حد مهم است.
- وقتی باهدف یک فرد موافقت می‌کنید منابع کافی و اختیارات لازم برای حرکت در راستای هدف را به وی بدهید. مطمئن شوید که دیگران مدیر مافوق و همکاران بخش‌های دیگر نیز، حمایت لازم را از افراد شما می‌کنند.
- کارکنان را تشویق کنید اهدافی را انتخاب کنند که به آموزش و یادگیری نیاز دارد. به‌این‌ترتیب، آن‌ها می‌توانند مهارت‌های جدیدی کسب کنند. آموزش‌های موردنیاز آن‌ها را پیگیری کنید.
- به کارکنان اجازه بدهید خودشان شیوه تحقق اهداف فردی را انتخاب کنند. دلایل کارکنان برای انتخاب یک شیوه، بسیار قوی‌تر از دلایلی است که از بالا دیکته می‌شود.
به‌عنوان مدیر علاوه بر اهداف افراد تحت مدیریت خود، به اهدافی برای خودتان نیاز دارید. این اهداف می‌تواند شامل موارد زیر باشد.
- اهداف واحد سازمان یا بخشی از این اهداف که به مهارت خاص یا رویکرد و تجربه شما نیاز دارد. همین امر مانع از تفویض این اهداف به دیگران می‌شود.
- اهدافی که نقش شمارا در تحقق اهداف اعضای تیم نشان می‌دهد.
- اهدافی که به ارتباطات میان واحد و سازمان مربوط می‌شود.
- اهدافی که مستلزم تأمین منابع برای تیم کاری است.
- اهدافی که به انسجام و پیوند اهداف واحدهای سازمان کمک می‌کند.
حتی ممکن است شما نقشی در شرکت داشته باشید که ارتباط مستقیمی با اهداف واحد تحت مدیریت شما نداشته باشد. برای مثال، ممکن است کاری میان وظیفه‌ای را بر عهده داشته باشید یا با فعالیت‌های روابط عمومی شرکت همراهی کنید. تعیین اهداف برای این مسئولیت‌های واحد خود نیز هستند.
با مدیر مافوق خود درباره اهداف فردی توافق کنید و به درک مشترکی از نتایج مورد انتظار این اهداف برسید. از پشتیبانی و آموزش موردنیاز برای تحقق این اهداف نیز اطمینان حاصل کنید. علاوه براین، اهداف فردی خود را به اطلاع اعضای تیم خود برسانید. اگر آن‌ها از اولویت‌های شما مطلع باشند و بدانند چگونه با فعالیت‌های تیم در جهت این اولویت‌ها قرار می‌گیرد، همکاری نزدیک‌تری با یکدیگر برای تحقق اهداف خواهید داشت.
منبع: هورموند